Project Management Office

"PMO" (Project Management Office) un mot à la mode depuis des dizaines de mois ! Les cabinets de conseil en ont fait d'ailleur leur cheval de Troie. Mais que se cache t-il réellement derrière ce mot ?

Avant même de définir ce concept, il est important de comprendre que le PMO touche à de nombreux pan du management de projet : les « Aspects humains » dans les activités de management ainsi que les « Pratiques » observées dans le pilotage opérationnel sont souvent relayé en dernière position en management de projet.
 

On peut distinguer 5 thèmes majeurs qui impacts le Management de projets :
 

- Savoir gérer les Aspects humains 
Tel qu'un projet étant défini et préparé, le responsable de projet va pouvoir constituer son équipe. Il va ainsi s'adjoindre les compétences les plus adaptées pour mener à bien la réalisation du projet, obtenir l'engagement des parties prenantes sur l'effectif des ressources, la durée de disponibilité et les délais de réalisation et vérifier que chacun des contributeurs ou intervenants présente des caractéristiques personnelles compatibles avec le travail en équipe. La culture du Management s'y rattachant fait ressortir des notions de confiance, de leadership et de motivation intrinsèques qui sont des facteurs à gérer au quotidien pour un PMO.
 

- Les Facteurs de succès 
Les facteurs de succès dans le management des projets sont liés à des aspects de taille de projet, d'implication de l'équipe projet, de compétence du chef de projet ainsi qu'à la motivation de l'équipe au cours de l'activité. On retrouve ses mêmes préoccupations lorsqu'il s'agit de mener à bien les projets sous la responsabilité d'un pilote opérationnel.
 

- Les pratiques 
Dans le pilotage de projet en général, un certain nombre de pratiques ont été répertoriées un certain nombre d'elles sont importantes (« best patrices ») et la réalité de certains d'entre elles, notamment les « In house methods » (méthodes standards interne à l'entreprise) ainsi que le mode de gestion de la relation avec le client font parties des champs impactés.
 

- Les organisations
Autour de la problématique liée au management de projet et aux aspects d'organisation, gravitent essentiellement des notions de capitalisation et de taille de projets sur lesquels se penchent les bureaux de projets. Une bonne gestion des portefeuilles résultent d'une bonne répartition des projets et de leurs suivis. De façon plus large, le PMO doit s'inscrire dans cette organisation, l'entreprise, et doit trouver sa place et sa fonction aux projets.
 

Comme nous pouvons le constater, le PMO impacte sur de nombreux champs du Management de Projets. Il agit à la fois sur la gestion des hommes, sur les fonctions économiques, la méthodologie et la stratégie.
Compte tenu des différentes formes de réalités que recouvre le PMO, il est encore difficile aujourd'hui d'en donner une définition précise. De même il est tout aussi difficile de savoir pour quels projets et pour quelles organisations le bureau de projet est-il indispensable.
 

Dans la littérature, trois auteurs - parmi d'autres - proposent leur définition :
 

Un Bureau de projet, [...] est un groupe de personnes qui inclut des gestionnaires de projet dont la mission est de supporter les gestionnaires de projet pour qu'ils réussissent le lancement, l'implantation et la clôture de leurs projets (Whitten, 2000, p. 21).
 

Un Bureau de projet est un service interne de consultation qui met l'accent sur le fait de fournir le support en gestion de projet aux projets d'une organisation. Les fonctions et les services varient en fonction de la taille et de l'objectif poursuivis par les gestionnaires de l'organisation (Kwak et Dai, 2000, p.1).
Basically, a PO is an « office » - either physical or virtual – staffed by project management
professionals who serve their organization's project management needs. It also serves as an organizational center for project management excellence».  (Crawford, 2002, p. 67).
 

On constate donc qu'un même concept peut revêtir plusieurs sens. Les définitions de Whitten et  Kwaket & Dai sont certes très précises mais elles ne couvrent pas toutes les réalités des PMO. Enfin, la définition plus large de Crawford recouvre les différentes réalités mais pour ma part n'offre pas un degré suffisant de précision. Nous pouvons à partir de ces éléments construire une nouvelle définition sur la base du PMBok :
Un groupe physique ou non de professionnels en gestion, au sein d'une organisation, ayant la responsabilité de fournir du support, du contrôle et du conseil interne pour assurer que les projets sont mis en œuvre et exécutés uniformément, dans le respect des processus et normes de l'entreprise, et avec les moyens nécessaires et suffisants afin d'atteindre le succès attendu par la stratégie de l'entreprise.

• PMO: Champs impactés par le Management de Projet et Définitions | 11-12-2007