Zakenreis (voyages d'affaires)

1 Voor.

1.1  Doel.

Een zakenreis wordt voorbereid voor verschillende redenen. Eerst en vooral is het doel van zo'n reis commercieel. Inderdaad, een zakenman verplaatst zich om klanten te ontmoeten, getrouw of potentieel, om uiteindelijk hun verwachtingen te kennen en hun nieuwe producten aan te bieden met het oog op de onderhandeling van een contract.

Deze politieke aanpak vertegenwoordigt een daadwerkelijke strategie waarbij  beide partijen tevreden worden gesteld: de klant wordt bezocht en voelt zich belangrijker en de zakenman brengt zijn project tot stand.

1.2  Verwachtingen van de Directie.

Eens dat het project wordt bekend gemaakt, neemt de secretaresse contact op met werkgever om zich te informeren over zijn vereisten, betreffende:

-         de bestemming

-         het vertrek – en aankomstdata

-         transportmiddel voor de reis

-         transportmiddel ter plaatse

-         aantal deelnemers

-         het budget waarover men beschikt

-         het hotel

-         de activiteiten (vergaderingen, het vermaak, ...)

De werkgever brengt al deze informatie over naar zijn secretaresse van a tot z. Dit is het meest gebruikte procédé.

1.3  Schets van het programma.

Wanneer de secreterasse over alle informatie beschikt en alles gereserveerd is, stelt de secretaresse een fictieve planning (want de planning kan na de verschillende reserveringen veranderen) op die in werkelijkheid de timing van de reis van de werkgever is.

Dit omvat:

-          het vertrek- en aankomstuur voor vertrek en aankomst

-          de maaltijden

-          de vergaderingen

-          de activiteiten, bezoeken.

Elk van deze punten is gepaard gegaan met een nauwkeurige dienstregeling, het vervoermiddel (bussen, taxi, verhuurauto's) dat hij zal moeten gebruiken evenals het adres van de plaatsen waar hij zich moet verplaatsen. De planning zal definitief worden zodra de reserveringen zullen bevestigd worden. Nochtans komen onvoorziene omstandigheden vaak voor.

1.4  Benodigdheden voor de secretaresse.

1.4.1 Reisagentschap

Voor een gootsteen surcoût, die te wijten zou zijn aan een verwaarloosd beleid, doen de ondernemingen meer en meer beroep op een intern of extern reisagentschap zoals Amercan Express, carlson Wagonlit, TQ3, Flanders Travel. Een intern reisagentschap betekent dat een cel van het reisagentschap wordt losgemaakt en binnen de onderneming wordt opgesteld. Men noemt het een "implant".

Daarentegen wil extern zeggen dat de onderneming zich met een explant tevredenstelt. Het gaat om een cel in een reisagentschap dat volledig en uitsluitend aan een gegeven onderneming wordt gewijd.

Taken van de reisagenschap zijn:

- zich zo goed mogelijk adviseren op de prijzen en de promoties. Immers zijn de tariefstructuren van de luchtvaartmaatschappijen zeer ingewikkeld geworden en enkel de goed opgeleide agenten van de reis sporen de vluchten op die zo goed mogelijk met alle criteria van de onderneming overeenstemmen.

- de reservering van de biljetten voor het vervoer, de hotelkamer, het verhuren van auto, de visa, paspoorten en de verzekeringen in last nemen.

- het beleid inzake de reis van de onderneming te analyseren, teneinde de begroting "zakenreizen" te verminderen en te optimaliseren.

De secretaresse komt in contact met het agentschap ofwel telefonisch, ofwel via e-mail. In dit laatste geval, bezit zij een registratienummer dat het agentschap mogelijk maakt om de onderneming te identificeren.

Het reisagentschap stelt verschillende mogelijkheden ter beschikking om de biljetten te verkrijgen:

Per e-mail (de secretaris drukt het af)

Per fax;

Aan de toonbank van de luchthaven;

Door bemiddeling van een lid van het agentschap dat de kaartjes direct aan de onderneming aanbrengt.

            1.4.2 Telefoon en fax.

De telefoon is het gebruikelijke middel om contact op te nemen met:

- het reisagentschap

- het hotel,

- de dienst voor het verhuur van auto's.

Het telefax laat de secretaresse toe om de bevestigingen van de reserveringen en andere vereiste documenten te ontvangen.

            1.4.3 Het internet.

Internet is een zeer nuttig werktuig voor de secretaresse. Immers kan zij surfen om zich op de hoogte te brengen, zelfs betreffende:

- de verschillende landen

- de hotels of de andere ongewone plaatsen (kastelen, abdijen)

- de vervoermiddelen (vliegtuig, trein)

- het verhuren van auto's

- gespecialiseerde reisagentschappen.

Bovendien brengt zijn gebruik enkele faciliteiten: met de elektronische reservering, ontvangt de reiziger voor elke reis, een enig identificatienummer, dat via

e-mail of per telefax wordt meegedeeld, in plaats van een biljet dat verloren zou kunnen gaan of vergeten zijn!

            1.4.4 Catalogi.

Natuurlijk beschikt de secretaresse altijd over catalogi, ziehier enkele voorbeelden:

- Gids Overeenkomst, Novotel

- Gids to internationale travel

1.5   Formaliteiten.

Ziehier alle documenten die de reizigers absoluut moeten bezitten om in orde te zijn

1.5.1          de bevestigingen

De vliegtuigbiljetten, de treinkaarten of anderen, evenals de bevestiging van het hotel zijn eveneens vereiste formulieren. Immers zonder deze wezenlijke documenten blijft de reis fictief.

1.5.2          paspoort, visa

Voor het vertrek, moet de secretaresse nog is nagaan of elke reiziger in bezit is van:

Paspoort

Het paspoort is een document dat aan zijn residenten door een bestuursautoriteit wordt verstrekt, onderdaan om hun identiteit te waarborgen ten aanzien van de buitenlandse overheden. Het paspoort wordt meer bepaald buiten de Europese grenzen gevraagd.

Visa

Het visum is een zegel die op een paspoort wordt aangebracht en die de toegang in een land toelaat. Een visa verkrijgt men bij een betrokken consulaat van het land en niet van de ambassade. Evenwel als een land niet over een verschillende consulaire dienst beschikt, moet men zich tot de adequate dienst van de ambassade wenden.

Inentingsboekje

Ziehier enkele meest lopende ziektes waarvoor een vaccin noodzakelijk is:

- De Hepatitis A: een injectie gevolgd door een ander 6 tot 12 maanden later, geldig 10 jaar.

- De Hepatitis B: twee injecties in een maand van tussenpoos, gevolgd door een oproep 6 tot en met 12 maanden later, geldig 5 jaar.

- Cholera en de gele koorts: oproep ieder tien jaar.

- Malaria (of moeraskoorts).

- Typhoïde: injectie 15 dagen voor het vertrek, geldig 3 jaar.

1.5.3          Kredietkaarten

Voor zijn uitgaven, kan "de zakenman" ofwel met zijn persoonlijke kaart, ofwel met de kaart van de maatschappij betalen.

1.5.4          Verzekeringen.

Iedere persoon die zijn uitgaven regelt met de Visum of American Express, geniet van verzekering in geval van verlies of diefstal van persoonlijke goederen. De verzekering betreft eveneens gemiste vluchten.

1.5.5          Geld in speciën

Het is mogelijk om een beetje geld in speciën te voorzien voor kleine uitgaven, bij voorkeur, in de valuta van het bezochte land.

1.6   Verschillende reserveringen.

Om de overbodige uitgaven en om onaangename ònvoorziene omstandigheden te vermijden, is het aangeraden om zo vroeg mogelijk te reserveren.

1.6.1          Hotel

De keus van het hotel is in functie van de begroting en de verwachtingen van de overste. Het hotel moet niet ver van de luchthaven zijn en vergaderingzalen ter beschikking hebben. De secretaresse moet elke vestingsvraag of elk telefoongesprek door een telefax bevestigen.

1.6.2          Vliegtuig

Vier formules worden voorgesteld:

- first class

- buisiness class

- full economi

- class economic

Onderscheid van de verschillende punten:

First class onderscheidt zich van de anderen door zijn buitensporige prijs en zijn uiterst comfort.

De zaak class is enigszins goedkoper en iets minder comfortabel. Gezien de flexibiliteit van het biljet blijft de class echter gewaardeerd door de zaakenlieden. Deze kan geannuleerd of zonder boetes gewijzigd worden.

Full economic maakt het mogelijk om het biljet te annuleren, alleen voor het vertrek. Zij is geldig gedurende een jaar.

Class economic is het minst duur maar tegelijkertijd, die die meer onaangenaamheden veroorzaakt. Immers is het biljet noch flexibel noch annulable! Dus in het geval dat de zaakenman zijn vliegtuig zou missen, is het biljet ongeldig.

In al de luchthavens moet de reiziger tot verschillende etappes overgaan:

- de registratie: eens aan de luchthaven, is het eerste ding zich aan de toonbank van de maatschappij te laten registreren. Het is de verrichting die op presentatie van het biljet en van zijn identiteit daarin bestaat om zijn overgang en deponeren van de bagages in ruim te laten valideren.

- De registratie van de bagages. Het is de andere fase van de registratie. Men moet de bagage cabines en de bagage in soute scheiden

- De inscheping: het nummer van de inschepingszaal komt voor op de kaart. Men moet dan de controle voorbijgaan die op de kaart en de vereiste documenten is voorzien.

1.6.3          Trein

De trein is een vervoermiddel dat door de reizigers in bestemming van Brussel, Londen, Parijs veel wordt beoordeeld... want hij maakt het mogelijk om tijd (aan de toonbank van registratie) te winnen en om niet meer ter plaatse te moeten verblijven.

Natuurlijk gaat het om Thalys, Shuttle, de TGV en Eurostar. Voor de zakenreizen, biedt Eurostar een nooit bereikte snelheid aan.

Daarvoor twee voorgestelde tarieven: de Standaard Zaak en de Zaak First.

1.6.4          Auto

Wanneer er talrijke verplaatsingen zijn voorzien tijdens het verblijf, is het verhuren van een auto van toepassing. De secretaresse dient een verzoek in aan de vennootschap voor het verhuur van auto's, zij stuurt naar behoren aangevuld door de reiziger terug en ontvangt voucher (document) geruild tegen de sleutels van de auto. Zonder de vergunning van de auto te vergeten!

Bij gebrek van een verhuurauto, kan de zakenman zich met een vennootschapsauto, met bussen of met taxi's verplaatsen. De keus hangt van de eisen van de werkgever, de begroting en het programma af.

1.7   Begroting.

1.7.1 Begroting

Een eerste document dat de bestemming, het vertrek, de terugkeer en de lijst van de deelnemers bepaalt, overeenkomstig de eisen van de werkgever aan de dienst boekhouding wordt overhandigd teneinde een begroting op te stellen, als hij niet eerst werd bepaald.

De onderneming aanvaardt alle kosten die een zakenreis veroorzaakt. Betreffende:

- vervoer (s)

- huisvesting

- maaltijd,

- activiteiten

- verhuren van zalen, materiaal

- verschillende uitgaven ter plaatse.

1.8   Details die het verschil maken

Bepaalde details kunnen het leven van een zakenman veranderen, daarvoor kan de secretaresse hem het volgende leveren:

- het vliegtuigbiljet

- het volledige adres van het hotel

- de naam van de correspondenten

- het afgiftebewijs van het verhuren van auto

- de identiteitskaart, paspoort, rijbewijs

- de valuta, kredietkaarten

- het stadsplan en de luchthaven

- het visitekaartje

- de plaatselijke activiteiten en de festiviteiten

- de mogelijkheden van ontspanningen

- US en de gewoontes van het bezochte land.

Zij kan eveneens etiketten voorzien namens de onderneming evenals de verschillende namen van de deelnemers opdat het hotel de bagages kan hergroeperen en ze in de adequate kamers brengen.

Samengevat moet de secretaresse ervoor zorgen dat de reizigers niet mogen opmerken dat elk detail van de reis eerst het onderwerp van een planning en een zorgvuldige analyse is geweest. Zodra een kleine fout in de organisatie zichtbaar is, begint men een hele reeks andere fouten op te merken.

2      Tijdens

2.1   Kader

2.1.1          Sinds de onderneming

De secretaresse vergezelt zelden bij een zakenreis. Als er een probleem is, zal zij het moeten regelen van haar kantoor.

2.1.2          Ter plaatse

Wanneer de secretaresse vergezelt, helpt zij de werkgever de dossiers voorbereiden. Zij brengt hem op de hoogte over de onderwerpen van een gesprek en moet soms personen ontmoeten voor de vergadering.

2.2   Maaltijd

De ondernemingen kiezen hoofdzakelijk een formule "all inclusive”. Zoals zijn naam het aangeeft, worden maaltijden en dranken aan de de tafel dus in de prijs van de reservering van het hotel omvat.

Als de maaltijden elders zijn genomen, zijn zij ten laste van de reizigers behalve als de maatschappij hun aanbied buiten het hotel.

2.3   Onvoorziene omstandigheden.

Tijdens een zakenreis net zoals bij een particuliere reis, kunnen ònvoorziene omstandigheden voorkomen.

Ziehier belangrijke gevallen:

Staking van treinen

Het gestolen of verloren biljet: over het algemeen moet men een nieuw biljet kopen. Behalve voor de regelmatige vluchten vol tarieven, zal het biljet ons terugbetaald worden voor zover hij niet werd geregistreerd en dus door een andere persoon gebruikt. Het is dus best om een kopie van het biljet te maken als bewijs en het is zeer belangrijk om de maatschappij zo spoedig mogelijk te verwittigen bij verlies van het biljet en de politie in geval van diefstal.

Ongevallen of bijzondere omstandigheden bij het vervoer: de vergoeding die aan de verwanten van het slachtoffer voor een lichamelijk letsel wordt uitbetaald, bedraagt officieel het bedrag van 140.000 EUR in geval van overlijden, waarvan ¼ verplicht binnen de 15 dagen wordt betaald die het ongeval volgen. In geval van ernstige fout van de expediteur, wordt de vergoeding niet beperkt. Bij bijzondere omstandigheden, zoals een omlegging, kan de expediteur eveneens verantwoordelijk gehouden worden.

Natuurlijk kunnen andere ònvoorziene omstandigheden tijdens een verblijf blijken. In alle gevallen, zal de secretaresse van tact en vernuft moeten gebruik maken om afspraken ongedaan te maken of een andere datum voorzien. Natuurlijk zal zij ondernemen om de situatie zo snel mogelijk te verbeteren.

2.4   Agenda

Tijdens de reis van de werkgever, moet de secretaresse de agenda zorgvuldig houden om het nadien bij aanvang van haar werk niet te overbelasten .Als hij in verre landen heeft gereist zal hij slachtoffer zijn van de uurverschuiving. Vanaf zijn terugkeer zal de secretaresse hem eveneens moeten inlichten over de afspraken die verschillende personen met hem hebben genomen.

3      Nadien

3.1      

Bij de terugkeer van de zakenreis zal de secretaresse een vergadering met de deelnemers en de meerderen voorzien om een forumdiscussie op gang te brengen en om de positieve en negatieve opmerkingen uit te zenden. Vanaf deze laatste, zal zij een notule opstellen die zij aan haar werkgever zal voorleggen.

3.2 Kosten

Bij de terugkeer, moeten de deelnemers een fiche vullen, waar zij al hun uitgaven (parkeerterrein, restaurant...) detailleren. Deze fiches zullen overgebracht worden naar de dienst boekhouding.

4      Afleiden

4.1 Incentive

incentive is een reis van korte duur die de onderneming aan de leden van zijn personeel en zijn klanten voorstelt, om ze te bedanken en om ze te belonen voor het professionele werk dat zij hebben geleverd.

Verschillende soorten incentive zijn proposés(alles hangt af van het doel van de onderneming door deze gebeurtenis). In een eerste geval, kent de directie door deze mini reis een originele wijze om nieuwe contacten tussen de personeelsleden te creëren. Tegelijkertijd zullen bepaalde ondernemingen ervan profiteren om hun nieuwe medewerkers uit te dagen.

Men zal verschillende thema's voorstellen. Bijvoorbeeld, het onderzoek van een nieuw concept om de begroting van het komende jaar te verhogen, een nieuwe publiciteitscampagne of een nieuwe werkwijze teneinde de sfeer van de team nog meer te verbeteren.

In deze visie van de dingen, verkiezen de Directeuren de personen van verschillende posten te mengen opdat iedereen, kenner of niet, het woord heeft.

Het is duidelijk dat deze activiteit voornamelijk op het feit gebaseerd is om het team door een reeks activiteiten bijeen te brengen voorgesteld in het kader "balling" van de arbeidsplaats!

Incentive wordt dus als "een cadeau" beschouwd dat de directie aan al zijn leden voorstelt. De secretaresse zal op dezelfde wijze als bij de schets van een zakenreis moeten handelen, echter met enkele minder formele verschillen.

Voor deze gebeurtenis, zal zij tijdens de hele voorbereiding een beetje als de ‘leader' worden beschouwd. Immers is het vaak dat het zoeken van "een idyllische" plaats het werk is voor de secretaresse opdat de collega's een goede tijd zouden doormaken. Het is echter mogelijk om hulp voor verschillende instanties van gebeurtenissen te vragen maar deze hebben zelden aantrekkelijke tarieven...

Alle is toegestaan bij dit escapade!

Incentive is een belangrijk element binnen een onderneming. Zij bevordert de onderlinge band tussen collega's en maakt het mogelijk om er verslag aan de meerdere mee uit te brengen.

"Een gelast team is een winnend team! ".

4.2 Stimulatie

Een stimuleringsprogramma is een reis van korte duur die in een strategie wordt ingeschreven: door een beloning aan zijn klanten, tussenhandelaar of medewerkers, de leider te laten schitteren hoopt men betere resultaten te verkrijgen.

Zijn organisatie is ingewikkelder dan een zakenreis. Daarom laat de secretaresse zich vaak door een reisagentschap of een specialist helpen.

Zij zal er een jaar in beslag van tevoren moeten nemen. Twee tot drie dossiers worden met de presentatie van elk land voorbereid, vervolgens voorgelegd aan de werkgever. Daarvoor is het noodzakelijk om zich teneinde alles ter plaatse terug te geven, originele ideeën te analyseren en te vinden. Immers moet men blijk van verbeeldingskracht voor de voorbereiding van de animatie en avonden geven.

De kosten worden van 1500 tot 2500 EUR per persoon geschat.

De keus van de beloning is de aangenaamste maar ook beslissendste taak aangezien het zij is dat de deelnemers zal aantrekken en ze stimuleren om het doel van de leider te bereiken. Zij kan verschillende vormen nemen:

- materieel,

- groepsreis,

- reis in familie voor elke winnaar,

- speciën of cheques.

Na elke gebeurtenis van deze omvang, is het belangrijk om de resultaten te meten.

De stimulering wordt vaak in een samenleving beoordeeld. Behalve het feit om in een ander kader te werken dan de arbeidsplaats, zet de beloning de werknemers ertoe aan om zich "te overtreffen" en om alles in te zetten om de grote partij te winnen.

Conclusie

Een zakenreis, wat een organisatie!

Opdat zo'n gebeurtenis goed verloopt om het grootste aantal personen tevreden te stellen, moet het project van A tot Z op professionele wijze verwezenlijkt worden. Niets kan weggelaten worden, alles is onder controle. Een kleine vervalsing zou fataal kunnen zijn. Het invoeren van dit soort project vertegenwoordigt vooral veel tijd maar vraagt vooral veel energie.

De secretaresses hebben meer en meer verantwoordelijkheden, zij zijn echte assistenten. Bovendien moeten zij zich aan de nieuwe technologieën aanpassen.

Proficiat voor de secretaresses!

Zakenreis (voyages d'affaires)

1 Voor.

1.1  Doel.

Een zakenreis wordt voorbereid voor verschillende redenen. Eerst en vooral is het doel van zo'n reis commercieel. Inderdaad, een zakenman verplaatst zich om klanten te ontmoeten, getrouw of potentieel, om uiteindelijk hun verwachtingen te kennen en hun nieuwe producten aan te bieden met het oog op de onderhandeling van een contract.

Deze politieke aanpak vertegenwoordigt een daadwerkelijke strategie waarbij  beide partijen tevreden worden gesteld: de klant wordt bezocht en voelt zich belangrijker en de zakenman brengt zijn project tot stand.

1.2  Verwachtingen van de Directie.

Eens dat het project wordt bekend gemaakt, neemt de secretaresse contact op met werkgever om zich te informeren over zijn vereisten, betreffende:

-         de bestemming

-         het vertrek – en aankomstdata

-         transportmiddel voor de reis

-         transportmiddel ter plaatse

-         aantal deelnemers

-         het budget waarover men beschikt

-         het hotel

-         de activiteiten (vergaderingen, het vermaak, ...)

De werkgever brengt al deze informatie over naar zijn secretaresse van a tot z. Dit is het meest gebruikte procédé.

1.3  Schets van het programma.

Wanneer de secreterasse over alle informatie beschikt en alles gereserveerd is, stelt de secretaresse een fictieve planning (want de planning kan na de verschillende reserveringen veranderen) op die in werkelijkheid de timing van de reis van de werkgever is.

Dit omvat:

-          het vertrek- en aankomstuur voor vertrek en aankomst

-          de maaltijden

-          de vergaderingen

-          de activiteiten, bezoeken.

Elk van deze punten is gepaard gegaan met een nauwkeurige dienstregeling, het vervoermiddel (bussen, taxi, verhuurauto's) dat hij zal moeten gebruiken evenals het adres van de plaatsen waar hij zich moet verplaatsen. De planning zal definitief worden zodra de reserveringen zullen bevestigd worden. Nochtans komen onvoorziene omstandigheden vaak voor.

1.4  Benodigdheden voor de secretaresse.

1.4.1 Reisagentschap

Voor een gootsteen surcoût,